Facturation pour un Auto Entrepreneur sur malt.fr

Publié le 15 septembre 2020

... ou comment concilier son système de facturation avec le fonctionnement de la plateforme Malt.fr en tant qu’auto-entrepreneur ?

Cet article n’est pas sponsorisé par malt.fr, il s’agit plutôt de faire profiter au plus grand nombre de mon retour d’expérience sur cette plateforme et la façon dont j’envisage son utilisation dans mon activité de Développeur Freelance.

Ca y est, vous vous êtes lancé en Freelance, par le biais d’une auto-entreprise (ou plutôt d’une micro entreprise) et vous vous êtes inscrit sur la plateforme malt.fr pour obtenir vos premières missions et de la visibilité ?

C’est déjà un bon début, mais ce n’est pas encore fini, il va falloir gérer la partie administrative et comptable de votre activité en lien avec la plateforme.

Certes, malt.fr intègre un outil de création de devis qui peuvent être « transformés » en facture, mais plusieurs questions se posent:

  • comment allez vous enregistrer les virements de malt sur votre compte au sein de comptabilité ?
  • comment respecter complètement les recommandations du service des impôts et du code du commerce au sujet des numéros de facture ?
  • comment mettre en place un paiement échelonné avec vos clients malt.fr ?

Nous allons voir ça dans les détails après une petit rappel sur la loi et le fonctionnement de malt.fr.

La loi, le système de facturation

Tout d’abord, un petit rappel sur la loi.

Les règles de facturation exigent une continuité des numéros de facture (Rédiger une facture - Autoentrepreneur.urssaf.fr), pour ne pas permettre de « trous » au sein de votre comptabilité.

Au passage, sachez que l’édition des factures émises ne doit pas être possible, il faut donc veiller à utiliser un logiciel compatible.

Votre outil, une fois choisi, vous permettra de créer vos devis et vos factures en utilisant un numéro unique et chronologique.

Le fonctionnement de la facturation sur malt.fr

Vous le savez sûrement, Malt.Fr est une plateforme au sein de laquelle des porteurs de projet contactent les freelances pour leur proposer des missions.

Le système inclut également la possibilité pour les freelances de créer leur devis en ligne et de les transformer en facture lorsque le devis est accepté par le client et que la mission est réputée achevée.

Par ailleurs, malt.fr propose un pré-paiement des missions sur un compte séquestre, un sacré avantage pour éviter les déboires du freelancing.

La problématique dans ce système est de savoir quel numéro il faut indiquer sur cette facture.

Précisons que malt.fr demande un mandat de facturation pour s’occuper de l’émission des factures, ainsi les factures sont émises en votre nom.

Malt.fr procède comme il faut: un numéro de facture chronologique, incrémental et propre à chaque freelance, cela satisfait donc aux recommandations légales 👌.

Cependant, comment cela se traduit au niveau de votre comptabilité ?

Il n’existe aucune correspondance avec le paiement de votre mission malt.fr dans votre système de facturation, et c’est normal, vous n’avez pas créé de devis ni de facture dans votre système. Il y a là un gros risque que vous ne respectiez plus le principe de continuité des numéros de factures.

Ma procédure

Je vous préviens tout de suite, il y a beaucoup d’étapes et de tâches administratives, cependant cette procédure permet:

  • d’engager son client sur la durée souhaitée (ce qui n’est a priori pas possible sur malt.fr),
  • de respecter la loi et les principes comptables vus plus haut,
  • d’être complètement transparent dans sa comptabilité.

Exemple d’une mission courte

  • Créer le devis D dans mon propre système (récupérer le numéro du devis)
  • Le client signe le devis D
  • Créer un devis sur Malt.fr DM correspondant au montant de mon devis D (Penser à indiquer le numéro de mon devis D en référence)
  • A la fin de la prestation, je crée une facture F dans mon système (récupérer le numéro de la facture)
  • Le client valide la mission sur malt.fr et la facture FM correspondant au devis DM est générée. Penser à ajouter le numéro de la facture F en référence

Exemple d’une mission longue

  • Créer le devis D dans mon propre système (récupérer le numéro du devis) et penser à mentionner les paiements intermédiaires (acomptes) sur le devis
  • Le client signe le devis D et il s’engage donc sur la durée prévue (par exemple 3 mois)
  • Créer un devis sur Malt.fr DM1 correspondant au montant du 1er paiement intermédiaire (Penser à indiquer le numéro de mon devis D en référence)
  • Créer une facture d’acompte FA1 dans mon système correspondant au montant du 1er paiement intermédiaire (récupérer le numéro de la facture d’acompte)
  • A la fin de la période prévue (1 mois par exemple), le client valide la mission et la facture correspondant au devis DM1 est générée. Penser à ajouter le numéro de la facture FA1 en référence
  • Créer un devis sur Malt.fr DM2 correspondant au montant du 2ème paiement intermédiaire (Penser à indiquer le numéro de mon devis D en référence)
  • Créer une facture d’acompte FA2 dans mon système correspondant au montant du 2ème paiement intermédiaire (récupérer le numéro de la facture d’acompte)
  • A la fin de la période prévue (1 mois par exemple), le client valide la mission et la facture correspondant au devis DM2 est générée. Penser à ajouter le numéro de la facture FA2 en référence
  • Créer un devis sur Malt.fr DM3 correspondant au montant du dernier paiement (Penser à indiquer le numéro de mon devis D en référence)
  • Créer une facture de solde F dans mon système correspondant au montant du dernier paiement (récupérer le numéro de la facture d’acompte)
  • A la fin de la période prévue (1 mois par exemple), le client valide la mission et la facture correspondant au devis DM3 est générée. Penser à ajouter le numéro de la facture de solde F en référence

Les missions longues chez Malt

La gestion des missions longues est un peu particulière chez Malt.fr, la rubrique d’aide de la plateforme propose de créer 6 petits devis pour une mission de 6 mois par exemple (Houra ! J’ai une mission longue de 6 mois, je fais comment sur Malt ? - FAQ Malt).

Cela apporte un inconvénient majeur: le client peut se retirer facilement. Alors que vous pensiez avoir un deal pour une mission de 6 mois, le client peut ne pas accepter l’un des devis (ou plusieurs) correspondants à vos paiements intermédiaires. C’est tout à fait normal car il n’est pas engagé.

Cependant, une astuce est d’indiquer « paiement x/6 » sur vos devis, même si là, en cas de conflit, on sera un peu de le flou (rien de bien carré).

L’avis d’un expert

J’ai discuté du sujet avec un expert-comptable dans mon espace de coworking (la LOCO Numérique), auquel j’ai présenté ma procédure. Il m’a indiqué que cela lui semblait correct, même si effectivement, il y a pas mal de travail administratif.

Elle a au moins le mérite de permettre de rester dans les clous !

✅ Respect des règles comptables

✅ Respect de la loi et du code du commerce

✅ Engagement du client sur les missions longues

✅ Utilisation de la plateforme malt.fr et de ses avantages (réputation & visibilité)

Crédits:
Photo by Workperch on Unsplash

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